上手な時間管理で人生充実!タイムマネジメントのすすめ

2017/1/30

三上 貴浩 先生

記事監修医師

東京大学医学部卒 医学博士

三上 貴浩 先生

仕事でいっぱいいっぱいの毎日。
時間に追われ、
「仕事も私生活もうまくいかない」
「なんのために生きているんだろう・・・」
と空しくなっている人も多いはず。

そんな人におすすめしたいのが「タイムマネジメント」!
上手に時間を管理できるようになれば、
もっと余裕のある気持ちで
理想的な毎日が送れるようになるはずです。

人生の目標を立てる

まずはじめに、「どんな人間になりたいのか」「人生での優先順位はどんなものか」「仕事や私生活の中で何を達成したいのか」といった大きな目標を立ててください。時間をどう使うべきか考えるうえでのヒントとなります。
人生全体の想像図が見られるようになったら、今度は中期・短期の目標を立ててください。ゴールを把握しておけば、そこまでに必要なことを計画でき、その計画に注力できるようになるのです。

To Doリストをつくる

やるべきことを綴ったTo Doリストを用意するのは、物事を整理するうえで大切なことです。
このとき、できれば1つのリストにやるべきことを全てまとめるのがおすすめです。というのも、複数つくってしまうと進捗状況を把握するのが難しくなるからです。リストがあれば、優先順位を把握でき、緊急性の低いことを後回しにできるようになります。
リストは目の届く場所に保管しましょう。携帯電話にリストを入れておくのもおすすめです。

仕事の成果に注目する

そもそも、仕事において上手に時間を管理するのは質の良い結果を残すためであって、たくさんの仕事をこなすためではありません。つまり、どれだけ働いたかではなく、その成果に注目することが重要です。
多くの時間を割いたからといって、多くの目標が達成されるというわけではありません。そういった観点から、タイムマネジメント上、残業は最も非効率な方法と言えるかもしれません。

昼休みをとる

昼休み中にも仕事をする人はたくさんいますが、これはかえって業務効率を悪くする可能性があります。一般的に、最低30分の休憩をとることで午後のパフォーマンスが向上する傾向にあります。
外の空気を吸いに行ったり、軽く運動をしたりしてみましょう。職場に戻ってくるころにはエネルギーが回復して、違った視点で仕事に向き合えるようになります。
また、「昼休みには仕事を中断する」という前提で一日を計画すれば、仕事をより効率的にこなせるようになることも期待できます。

優先順位を設定する

仕事は、以下の4つに分類することができます。
・緊急性が高く、重要度も高い
・緊急性は低いが、重要度が高い
・緊急性が高いが、重要度が低い
・緊急性も低く、重要度も低い

緊急性の高いタスクを大量に処理しなければならない状態になると、ストレスが大きくなります。そこで重要なのが、緊急性・重要性ともに高いタスクの数を上手く減らせるようになることです。
だからこそ、時間管理が上手な人は「緊急性が低いが、重要度が高い」仕事に集中します。その仕事が「緊急性が高く、重要度も高い」状態に発展してしまう確率を下げることができるからです。

メール処理に!「4つのD」をマスターする

ある調査によれば、3人に1人の会社員が業務メールに悩まされているようです。上手なタイムマネジメントを行う上では、メールを開いた瞬間にその処理を決定することが不可欠です。
ここで習得すべきなのが、「4つのD」です。
・Delete(デリート)
受信するメールのおよそ半数は即座に削除できるはずです。
・Do(ドゥー)
返事が簡単なメールには、すぐ対応しましょう。
・Delegate(デリゲイト)
ほかの人のほうがそのメールに上手く対応できる場合は任せましょう。
・Defer(デファー)
長時間を要するメールは後回しにしましょう。

おわりに

仕事においても私生活においても時間をうまく管理するには、やるべきことと優先順位をはっきり把握することが大切です。今回の記事で紹介した方法で、驚くくらい効率的に仕事を進められるようになるかも!?残業だらけの日々にサヨナラするためにも、プライベートな時間を充実させるためにも、ぜひタイムマネジメントを実践してみてください!

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